Keinginan untuk bisa mengadakan acara resepsi pernikahan masih akan terus ada. Masa Pandemi menuntut kita untuk memastikan perencanaan dan pelaksanaan acara benar-benar memperhatikan protokol kesehatan yang sudah ditentukan.

 

Kebetulan saya ikut membantu teman yang akan mengadakan acara syukuran pernikahan putra-putrinya. Pihak hotel dan EO sudah menyampaikan bahwa semua hal akan mengikuti protokol kesehatan. Hanya detailnya seperti apa yang dimaksud protokol kesehatan yang akan diikuti itu, sampai saat ini saya belum melihat paparan/tertulisnya.

Dari diskusi-diskusi dengan teman dan juga mendengar teman-teman lain yang sudah  njagong manten di masa pandemi serta melihat peraturan yang ditetapkan di DIY, kami coba dokumentasikan rencana persiapan dan rencana pelaksanaan resepsi perkawinan di masa Pandemi ini.

Hal-hal yang harus benar-benar diperhatikan:

  1. Semua pihak yang terlibat, baik keluarga pengantin, para anggota panitia, EO dan hotel harus percaya bahwa covid itu ada dan benar-benar harus melindungi acara dengan protokol kesehatan yang tepat dan disiplin
  2. Memahami peraturan yang sudah ditetapkan pemerintah dan menerapkan dengan disiplin
  3. Membuat rencana detail dan dipahami semua pihak yang terlibat untuk benar-benar dilaksanakan
  4. Mengetahui resiko-resiko kemungkinan penularan yang bisa terjadi dan berusaha menghilangkan kemungkinan itu bisa terjadi atau minimal memperkecil resiko bisa terjadi

Semoga bisa membantu dan sangat berharap masukan-masukan untuk perbaikan dokumentasi ini.

 

 

PEDOMAN PELAKSANAAN SYUKURAN AA DAN BB

SABTU, xxxxx

 

 

No Topik Penjelasan
1 Nama Acara Syukuran AA dan BB
2 Hari/Tanggal Sabtu, xxxx
3 Jam 09:00 – 13:00
4 Tempat Hotel xxxx
5 Perkiraan Jumlah tamu 100 orang
6 Luas ruang Pertemuan … m2
7 Jumlah petugas EO di lokasi …orang
8 Dasar Rujukan PERATURAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR 77 TAHUN 2020 TENTANG PENERAPAN DISIPLIN DAN PENEGAKAN HUKUM PROTOKOL KESEHATAN SEBAGAI UPAYA PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN CORONA VIRUS DISEASE 2019
9 Tujuan
  1. Acara dan segala pengaturan dirancang dengan mengacu pada standard protocol kesehatan yang berlaku saat ini
  2. Acara dilangsungkan dengan mengacu pada standard protocol yang sudah direncanakan dan disepakai.,
  3. Semua tamu tetap sehat dan mengikuti protocol kesehatan yang ditentukan
  4. Acara berlangsung dengan lancar dana man bagi semua yang terlibat
10 Hal-hal penting yang perlu diperhatikan Pasal 4 ayat b:

Bagi pelaku usaha, pengelola, penyelenggara atau penanggung jawab tempat, dan fasilitas umum:

1) sosialisasi, edukasi dan penggunaan berbagai media informasi untuk memberikan pengertian dan pemahaman mengenai pencegahan dan pengendalian Covid-19;

2) penyediaan sarana cuci tangan pakai sabun yang mudah diakses dan memenuhi standar atau penyediaan cairan pembersih tangan (hand sanitizer);

3) upaya identifikasi (penapisan) dan pemantauan kesehatan bagi setiap orang yang akan beraktivitas di lingkungan kerja;

4) upaya pengaturan jaga jarak;

5) pembersihan dan disinfeksi lingkungan secara berkala; 6) penegakan kedisiplinan pada perilaku masyarakat yang berisiko dalam penularan dan tertularnya Covid-19; dan 7) fasilitasi deteksi dini dalam penanganan kasus untuk mengantisipasi penyebaran Covid-19.

11 Pengaturan sebelum acara di luar ruang acara 1.     Layout Tempat masuk acara: disediakan tanda-tanda di lantai tempat tamu harus berdiri untuk antri menuju ke meja tamu. Juga titik-titik petugas EO/hotel harus berdiri mengatur tamu.

2.     Penyediaan tempat cuci tangan/hand sanitizer di lokasi termasuk penyediaan tissue.

3.     Penyediaan kursi untuk menunggu: Kursi untuk menunggu tamu di luar diperlukan jika sekiranya tamu di salam ruang acara sudah terlalu penuh dan tamu diminta menunggu di luar dahulu (sebagai tempat transit jika antrian masuk terlalu Panjang)

4.     Lokasi Pemeriksaan suhu dan kondisi tamu: Diatur lokasinya sehingga selalu terjaga jarak aman antar tamu dan petugas. Jika akan menggunakan lebih dari satu petugas pemeriksa, perlu diatur jarak aman antara 2 petugas. Disediakan juga faeshild untuk tamu yang belum membawa.

5.     Pengaturan meja tamu: Diatur dengan jarak aman antar tamu saat melakukan proses pendaftaran. Tamu memberikan informasi nama dan alamat, dan akan dituliskan di buku tamu oleh petugas penjaga buku tamu

6.     Pengaturan memasukkan tanda kasih: Tamu akan disemprot dahulu telapak tangannya dengan hand sanitizer sebelum memasukkan ke kotak.

Perlu dipastikan jarak antar tamu selalu terjaga:

a.      dipastikan ada tanda-tanda di lantai tempat tamu berdiri/menunggu antrian

b.     Ada petugas yang ditempatkan dilokasi untuk memastikan kondisi jaga jarak tersebut ditaati semua pihak

12 Pengaturan Sebelum Acara di dalam ruang acara 1.     Pengaturan pelaminan: Diatur ada 2 tingkat di pelaminan:

a.     Tingkat paling tinggi: tempat pengantin dan kedua pasang orang tua pengantin berdiri/duduk

b.    Tingkat yang lebih rendah: jalur untuk para tamu yang akan mengucapkan selamat kepada pengantin dan kedua orang tua dan juga tempat berdiri untuk berfoto Bersama pengantin. Jarak dari tempat berdiri pengantin dan kedua orang tua sekitar 2 meter.Perlu didiskusikan dengan tim Dekorasi dan tim dokumentasi untuk memudahkan cara memfoto dengan kondisi ini

2.     Pengaturan Tempat duduk tamu:

a.     Jarak antar kursi diatur minimum sejauh 1 meter

b.     Diatur jalan untuk lalu lalang tamu yang cukup lebar untuk menghindari “tabrakan”

c.     ada pentunjuk arah jalan

3.     Pengaturan tempat pembagian souvenir dan box makanan:

a.     Perlu diberi tanda-tanda di lantai tempat antrian/tempat berdiri para tamu untuk antri

b.     Jarak antar petugas pembagi box perlu diatur minimal 1 meter

4.     Pintu keluar

a.     PIntu keluar di rancang berbeda dengan pintu masuk

b.     Petunjuk yang jelas arah pintu keluar

5.     Pengaturan lokasi handsanitizer: Perlu dipastikan banyak handsanitizer yang mudah dijangkau para tamu yang membutuhkan

6.     Pengaturan Penghawaan: Perlu dipastikan semua pintu dan jendela (jika ada) dari ruang pertemuan selalu terbuka untuk memastikan ada aliran udara yang lancar

13 Persiapan Petugas dan Lokas 1.     Semua petugas hotel dan EO yang akan bertugas harus dipastikan dalam kondisi sehat saat akan bertugas. Baik melalui pemeriksaan suhu maupun lewat wawancara satu demi satu oleh pimpinan Hotel yang ditunjuk dan pimpinan EO

2.     Melakukan penyemprotan dis-infectan di semua lokasi tempat acara

14 Pengaturan saat acara di luar ruang acara 1.     Petugas EO/Hotel: Para petugas EO/Hotel harus sudah siap di tempat-tempat yang ditetapkan untuk memastikan sama sekali tidak ada kerumuman atau kebingungan para tamu harus kemana:

a.     Tamu langsung antri membuat barisan yang rapi sebelum masuk

b.    Tamu mencuci tangan/hand sanitizer sebelum masuk dan sudah memakai masker. Jika belum memakai masker, akan diberikan faceshield

c.     Tamu diperiksa suhunya

d.    Tamu menuju meja tamu yang sudah ditetapkan

2.     Para petugas memastikan tamu mematuhi semua aturan yang sudah ditetapkan dengan memberitahu secara baik/halus jika ada yang karena tidak tahu/lupa tidak sesuai dengan yang seharusnya

3.     Petugas di depan pintu masuk harus sigap melihat situasi di dalam ruang. Jika di dalam ruang sudah terlalu penuh, maka perlu diatur agar tamu menunggu di luar terlebih dahulu di tempat yang sudah disediakan

 

Ringkasan Urutan perjalanan tamu:
1. Dari depan pintu hotel sudah ada petugas yang mengatur untuk antri cuci tangan
2. Antri menuju ke tempat buku tamu
3. Mengisi buku tamu
4. Memasukkan tanda kasih. Tamu akan disemprot dahulu telapak tangannya dengan hand sanitizer sebelum memasukkan ke kotak.

5.Masuk ke ruang acara

15 Pengaturan saat acara di dalam ruang acara 1.     Petugas EO: Para petugas EO perlu sigap dan cepat tanggap atas siatuasi yang ada untuk memastikan:

a.     Tamu langsung antri membuat barisan yang rapi untuk memberi selamat ke pengantin dan kedua orang tua di jalur yang sudah ditentukan

b.    Jika ada sesi foto Bersama pengantin, segera di atur di tempat yang sudah ditentukan.,

c.     Setelah memberi ucapan selamat, tamu langsung diarahkan ke pintu keluar.

d.    Tamu akan mengambil tanda kasih/kenang-kenangan dan box makanan

e.     Tamu bisa meninggalkan acara  sesudah selesai

2.     Pemberian selamat: Pemberian selamat kepada mempelai dan orang tua dilakukan dari tempat/jalur yang sudah ditentukan denagn memberi salam dari tempat yang sudah ditentukan.

3.     Pelaksanaan foto Bersama mempelai: Para tamu yang akan berfoto Bersama mempelai dilakukan dari tempat yang sudah ditentukan (di jalur tamu yang berjarak sekitar 2 meter dari tempat berdiri pengantin, serta memiliki elevasi ketinggian yang lebih rendah dari panggung pengantin)

16 Denah Pengaturan di luar ruang Acara Gambar denah dan penjelasannya

Isi:

1.     Titik-titik dimana petugas EO akan berdiri mengatur

2.     Denah area luar hotel dan dalam lobby hotel sebelum pintu masuk ruang acara

3.     Lokasi-lokasi penting: buku tamu, kotak talik kasih, tempat cuci tangan

4.     Titi-titik antrian dimana lantai akan diberi tanda

17 Denah Pengaturan di dalam ruang Acara Gambar denah dan penjelasannya

Isi:

1.     Titik-titik dimana petugas EO akan berdiri mengatur

2.     Denah dalam ruang tempat acara dilakukan

3.     Lokasi-lokasi penting: panggung pengantin, jalur tamu untuk memberikan ucapan selamat, lokasi foto Bersama pengantin, pintu masuk, pintu keluar, lokasi tempat pembagian box makanan/kenang-kenangan

4.     Titi-titik antrian dimana lantai akan diberi tanda

18 Susunan Acara Detail run down susunan Acara
19 Petugas dan rincian tanggung jawabnya Nama-nama petugas EO di masing-masing lokasi lengkap dengan rincian tugas dan tanggun jawabnya

Read: 22 times.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.