Hits: 1

Touring jarak jauh dalam rombongan besar. Sangat menyenangkan. Dan tiga hal yang sangat penting dari banyak hal yang penting adalah penentuan jalur, penentuan tempat-tempat grouping dan dukungan logistik selama perjalanan.

2015-08-01 Tlogolele - Pak Mus dan Ibu Noer
2015-08-01 Tlogolele – Pak Mus dan Ibu Noer

Dan survey adalah satu tahapan sangat kritikal, sangat perlu dilakukan dengan baik agar bisa melakukan perencanaan dengan baik dari tiga hal yang sangat penting tersebut. Satu hal yang sangat perlu dipahami bahwa komandan disini adalah team teknis, team sudah harus mempertimbangkan keseluruhan peserta untuk menentukan jalur yang layak dan tempat-tempat grouping, tempat istirahat, tempat minum, dan tempat makan yang perlu dipatuhi oleh tim Logistik.

Bayangan saya dari diskusi dengan teman-teman, dan juga dari pengalaman ikut kegiatan touring, langkah-langkah survey yang perlu dilakukan adalah melakukan paling sedikit dua kali survey yaitu yang pertama adalah survey jalur dan yang kedua adalah survey dukungan losgistik, dengan lebih rinci kegiatannya sebagai berikut:

 

  1. Survey Jalur

Survey pertama kali ini dilakukan oleh tim TEKNIS sepenuhnya agar bisa focus kepada hal-hal teknis untuk menentukan jalur perjalanan yang akan dilakukan dan tentative tempat-tempat grouping.

 Hal-hal yang perlu disiapkan sebelum melakukan survey:

  • Persiapan team yang akan melakukan survey. Akan lebih baik kalau peserta survey termasuk beberapa calon peserta yang akan memberikan gambaran kekuatan keseluruhan peserta
  • Mempelajari jalur-jalur utama perjalanan dari kota ke kota lewat peta dan konsultasi dengan teman yang mengetahui kondisi tempat-tempat tersebut
  • Menentukan tentative jalur-jalur utama yang akan dilewati (dari satu kota ke kota lain), dan memperkirakan tempat-tempat grouping
  • Membagi anggota team survey menjadi beberapa subteam untuk focus ke beberapa hal dengan melakukan pencatatan-pencatatan:
    • Jarak dan waktu tempuh
    • Kondisi jalan, dan hal-hal penting yang perlu diperhatikan di jalur tersebut
    • Rencana tempat grouping (lengkap dengan foto dan koordinat lokasi). Teman yang berada di subteam ini sebaiknya adalah teman yang nantinya akan ikut serta juga di survey ke dua bersama team logistik

 

Jalan Dandeles
Jalan Dandeles

Hal-hal yang perlu menjadi pertimbangan team survey pertama ini:

  • Mempertimbangkan/sambil membayangkan kekuatan calon peserta.
  • Menggunakan jalur jalan utama, untuk memperkecil kemungkinan peserta tersesat dan kompleksitas/kerepotan menyiapkan petunjuk-petunjuk disepanjang jalur. Akan lebih baik kalau jalurnya self explanation. Tanpa perlu ada petunjuk jalur, atau ada teman yang duduk di persimpangan, akan mudah dipilih oleh peserta, terutama peserta yang terpisah dari rombongan besar
  • Mempertimbangkan gambaran besar rencana lokasi grouping/makan (masih tentative)

Hasil yang diharapkan dari team survey ini:

  • Final jalur perjalanan dari titik awal ke titik akhir
  • Informasi situasi dan kondisi jalan di tiap-tiap segmen, seperti jarak, perkiraan waktu tempuh, kondisi jalan (mulus, rusak dsb), kontur jalan (tanjakan, turunan), hal-hal yang perlu menjadi perhatian (misalnya ada pasar yang sangat ramai), ada jembatan yang diperbaiki, ada tikungan jam yang perlu lebih berhati-hati, kepadatan lalu lintas dsb
  • Tempat-tempat rencana grouping, untuk satu segmen, akan lebih baik dipilih beberapa alternative lokasi grouping lengkap dengan koordinat lokasi dan foto-fotonya. Tempat grouping ini akan dipastikan lagi di survey ke dua bersama team logistic

 2. Survey Dukungan Logistik

Berdasarkan hasil dari survey pertama (Survey jalur), team Logistik melakukan survey bersama bebarapa perwakilan dari team survey Jalur (team teknis) untuk memfinalkan tempat-tempat grouping dan makan siang serta tempt menginap. Tim teknis yang ikut serta dalam survey kedua ini harus ketua tim teknis atau anggota tim teknis yang memiliki kewenangan untuk memutuskan di lapangan, jika ternyata pilihan yang akan diambil untuk tempat grouping berbeda dengan pilihan-pilihan yang sudah diberikan saat survey pertama. Ini hanya bisa terjadi kalau memang kondisi lapangan benar-benar tidak memungkinkan. Namun pertimbangan utama harus pertimbangan teknis, untuk kenyamanan dan keselamatan kegiatan bersepeda ini.

Hal-hal yang perlu disiapkan sebelum melakukan survey:

  • Hasil dari team survey pertama yang memberikan informasi jalur perjalanan, rencana tempat grouping, jarak dan perkiraaan waktu serta pilihan-pilihan
  • Memperkirakan waktu untuk melakukan kegiatan survey ini
  • Peserta survey adalah dari team Logistik yang nantinya saat pelaksanaan akan menjadi pemain utama dalam mendukung kegiatan logistic di lapangan. Hal ini untuk memastikan peserta survey tersebut tahu pasti lokasi-lokasi dan kondisi-kondisi di lapangan yang sanga diperlukan di hari H nanti

Hasil yang diharapkan dari team survey ini:

  • Memfinalkan tempat-tempat grouping
  • Pilihan tempat grouping bisa di tempat umum atau di restoran
  • Hotel-hotel tempat menginap
  • Membuat rencana penanganan logistic saat hari H

Skenario Kerja Tim Logistik

Saat melakukan survey tim Logistik perlu merencanakan dengan detail hal-hal yang akan dilakukan nanti saat hari pelaksanaan touring agar bias memberikan dukungan kepada para peserta dengan baik sesuai yang diperlukan oleh tim teknis.

Berangkat dari pengalaman saat melihat pelaksanaan bluXpit Dies UGM Bandung-Yogya tahun 2014 yang lalu, berikut usulan scenario kerja tim Logistik.

Tim Logistik perlu dibagi menjadi 3 sub team yang akan saling mendukung, yaitu:

  1. Subtim Logistik Pembuka Lapak
  2. Subtim Logistik Utama
  3. Subtim Penutup Lapak
  1. Subtim Logistik Pembuka Lapak
Selo Boyolali
Selo Boyolali

Tugas subtim ini adalah selalu di depan untuk mulai membuka lapak tempat beristirahat, baik tempat grouping, tempat minum, maupun tempat makan siang.

Subtim ini harus selalu berada di depan mendahului seluruh peserta. Ukuran keberhasilan subtim ini adalah selalu berhasil menyiapkan tempat istirahat/tempat grouping/tempat makan siang sebelum penyepeda pertama sampai di lokasi grouping (sesuai dengan aturan/rancangan tim teknis waktu tercepat yang masih bisa ditolerir).

Subtim ini akan selalu berangkat lebih dahulu dari siapapun dari tempat pemberhentian sebelumnya, dengan membawa segala peralatan/minuman/makanan yang diperlukan di lokasi pemberhentian tersebut.

Begitu tiba di lokasi istirahat/regrouping, langsung mempersiapkan lokasi, menyiapkan minuman/makanan agar mudah diambil oleh para peserta, atau kalau lokasi regrouping adalah rumah makan, subtim pembuka lapak ini segera memesan makanan dan menyiapkan lokasi tempat duduk untuk para peserta nanti ketika mulai berdatangan.

Subtim Logistik Pembuka Lapak ini juga perlu mempersiapkan tempat dimana sepeda-sepeda akan di parker, mengetehui di mana tempat buang air kecil dan mushola jika pas saat waktu sholat.

Subtim Logistik Pembuka Lapak ini akan bisa menyelesaikan tugasnya dan meninggalkan lokasi untuk menuju tempat pemberhentian berikutnya di depannya, setelah Subtim Logistik Utama datang untuk memberikan pelayanan menyeluruh kepada para peserta.

2. Subtim Logistik Utama

Tugas subtim Logistik Utama ini adalah memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada para peserta gowes yang sebagian besar akan berdatangan saat subtim ini berada di lokasi istirahat/regrouping

Subtim Logistik Utama ini akan melanjutkan pekerjaan Subtim Logistik Pembuka Lapak yang sudah hadir sebelumnya, yang telah mempersiapkan lokasi istirahat.

Ukuran keberhasilan subtim ini adalah selalu berhasil melayani sebagian besar peserta gowes dengan baik.

Subtim Logistik Utama ini bisa menyelesaikan tugasnya dan meninggalkan lokasi untuk berangkat menuju tempat pemberhentian berikutnya didepannya setelah Subtim Logistik Penutup lapak datang untuk melanjutkan pelayanan kepada para peserta gowes yang datang belakangan.

3. Subtim Logistik Penutup Lapak

Tugas subtim Logistik Penutup Lapak ini adalah memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada para peserta gowes datang agak “lambat”, menunggu sampai peserta terakhir sampai di tempat istirahat dan menyelesaikan segala sesuatunya di tempat istirahat tersebut sebelum ditinggalkan

Subtim Logistik Penutup Lapak ini akan melanjutkan pekerjaan Subtim Logistik utama  yang sudah hadir sebelumnya, yang telah melayani sebagian besar peserta gowes.

Ukuran keberhasilan subtim ini adalah melayani seluruh peserta gowes yang datang belakangan (sesuai dengan aturan/rancangan tim teknis waktu terlambat yang masih bisa ditolerir), dan menutup tempat istirahat/regrouping dengan baik.

Subtim Logistik Penutup Lapak ini bisa menyelesaikan tugasnya dan meninggalkan lokasi untuk berangkat menuju tempat pemberhentian berikutnya didepannya setelah semua peserta gowes terakhir datang, dan menutup lokasi istirahat, termasuk melakukan pembayaran-pembayaran di lokasi tersebut jika diperlukan

Mohon masukan teman-teman untuk lebih baiknya persiapan kita.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.