Hits: 0

Teman-teman,

Sudah cukup lama kita memanfaatkan email sebagai sarana untuk saling berkomunikasi, tetapi apakah kita merasa cukup baik dalam memanfaatkan fasilitas ini? Ataukah masih ada hal-hal yang bisa kita perbaiki untuk bisa lebih mangkus dan sangkil (kata lain dari effective dan effisien) dalam berkomunikasi ?

Untuk memperbaiki kebiasaan kita dalam menggunakan email untuk sarana komunikasi yang baik dan benar, saya ingin kita saling berbagi tips untuk pemakain email ini.

1. Reply All

Sebaiknya JANGAN melakukan Reply all, kecuali memang benar-benar sangat diperlukan. Jika kita ingin mengirim mail ke orang lain, kita harus yakin bahwa fihak penerima memang benar-benar memerlukan informasi yang akan kita kirimkan.

2. Reply

Dalam mereply/forward mail orang lain, usahakan untuk memilih kata-kata yang memang benar-benar diperlukan untuk disertakan di mail kita.

Hal-hal yang sudah tidak diperlukan lagi, diharapkan untuk dihapus (dengan diberi tanda, misalnya).

Jangan membiasakan untuk sekedar mereply dan membawa semua mail-mail yang terdahulu tanpa mendelete hal-hal yang tidak perlu.

3. Pemakaian kata/kalimat

Mohon untuk selalu berhati-hati dalam memilih kata/kalimat. Selalu untuk membaca ulang dan meneliti kata-kata dan kalimat yang dipergunakan sebelum kita kirim. JANGAN sampai menyinggung perasaan orang lain atau mempergunakan kata/kalimat yang kurang sopan. (karena kita tidak tahu sedang dalam suasana hati dan pikiran yang sedang seperti apa (sedang marah, sedang kesal, mood baik atau mood buruk), saat penerima mail kita membaca email yang kita kirim).

4. Pandangan pertama

Usahakan setiap orang yang melihat email yang kita kirim, dalam pandangan pertamanya, komposisi mail kita terlihat enak dilihat dan gampang dibaca .

Untuk membuat email yang enak dan gampang dibaca bisa kita lakukan dengan memberi spasi(jarak) yang cukup untuk pergantian alinea, dengan memberi huruf tebal atau garis bawah untuk kata-kata yang penting kalau diperlukan dan lain-lain.

Jangan sampai email yang kita buat ditulis dengan sangat rapat tanpa ada jarak antar spasi, sehingga membuat pusing/sulit membaca dengan sekilas.

Pandangan sekilas dari email yang kita buat, kita usahakan untuk enak dilihat.

5. Membalas mail saat marah

Jika anda tersinggung/marah saat penerima mail dari orang lain, jangan pernah membalas mail tersebut seketika itu (pada saat marah). Usahakan anda menenangkan diri 15-30 menit, kemudian kalau bisa, pergunakan sarana telpon untuk menjelaskan ke pengirim mail tersebut.

Kalau memang anda rasa lebih baik mempergunakan mail untuk menjelaskan, tulislah mail jawaban paling sedikit 30 menit sesudah pertama kali anda membaca mail tersebut, sesudah selesai menulis, tunda terlebih dahulu 15-30 menit lagi, dan baca ulang lagi mail yang akan anda kirim, dan kalau anda rasa memang sudah ‘sreg’ silakan dikirim. Intinya : usahakan untuk tidak menulis mail pada saat marah ataupun menulis kemarahan di dalam mail.

6. Penulisan Subject

Subject email sangat penting dalam mempercepat proses pemilihan email. Usahakan untuk menulis subject dengan jelas dan sesuai dengan isinya.

Kebiasaan yang saya lakukan, saya menuliskan satu atau dua kata dalam kurung siku yang menunjukkan fokus permasalahan, dan dilanjutkan dengan penjelasan lebih lanjut.

Contohnya : Saya ingin Mengundang Latihan Sepakbola di American School hari Rabo sore, maka Subjectnya akan :

[Sepakbola] Undangan Latihan – American School – Rabo, 30 September 1998

Dengan melihat subject tsb. pembaca langsung tahu…ini tentang Sepak bola. dst dst.bahkan tanpa perlu membuka/membaca isinya.

Contoh lain :

[Organisasi] Laporan bulan September 1998

[Laporan] Data PC tahun 1998

7. Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,

Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau

mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

8. Jangan gunakan huruf besar/kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tetapi disamping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan elektronik mail,penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak, meskipun mungkin maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.